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Qu’est-ce qu’un workflow ?

workflow

A l’ère de la dématérialisation, de nombreux termes envahissent le quotidien des chefs d’entreprises. Déjà submergés, ils sont nombreux à être démotivés par ces anglicismes. Pourtant, le workflow ; que l’on connait plus sous son appellation française « flux de travail » constitue une somme d’outils qui gagnent à être connus.

Un workflow : En quoi cela consiste ?

Dans une entreprise, il est important de savoir organiser son travail. Certains établissent des listes de tâches à effectuer en priorité, d’autres tapissent les murs de post-it. Le but étant, bien entendu, de ne rien oublier, d’être efficace et donc…productif. Mais les notes papier se perdent, s’envolent et quelquefois, c’est le numéro de téléphone d’un client potentiel que l’on égare. Un manque de sérieux qui peut avoir des conséquences. Alors qu’il aurait suffi, au moment où la personne vous donnait le numéro de l’inscrire immédiatement dans votre liste de contacts. Cela aurait été une meilleure méthode. Or, c’est exactement ce qu’est le workflow : un moyen méthodique d’effectuer un travail, pour gagner en efficacité (source : Reisswolf.fr). S’appliquant à tout ce qui doit être rationnalisé, le workflow trouve donc sa place aussi bien chez les particuliers que chez les professionnels.

Comment le workflow peut vous aider dans votre entreprise :

Vous connaissez certainement le système des piles de dossiers : A gauche, les dossiers à faire, au milieu les dossiers dits urgents et à droite, les dossiers faits…Pour que cela avance, vous préparez certainement des listes de priorisation des tâches. Or, ce qui vous prend beaucoup de temps à élaborer (quand ça l’est) existe, sous forme d’outils.

Un système de liste « à faire »

Une fois le travail engagé, il suffit de cocher la case « en cours » et enfin, la case « Terminé ». Vous êtes certain de ne rien oublier et le fait que cela soit informatisé permet une meilleure visibilité, de ne perdre aucune note etc…Il est bon de noter que ces outils peuvent bien entendu être partagés. L’idée est donc, grâce à l’immatérialité, non seulement de réduire la consommation de papier, mais de gagner en productivité et en pratiques collaboratives. Vous ne savez pas comment commencer ? Certaines entreprises spécialisées peuvent vous aider à mettre les outils de workflow en place, pour des actions plus efficientes, au sein de votre entreprise.

Suivi de dossier : le workflow assure la continuité de tâche :

Quand un dossier doit être traité en équipe, par exemple, vous établissez un plan de travail partagé. Quand celui-ci se découpe en plusieurs séquences ; il est possible, une fois sa part de tâche effectuée, de « faire glisser » le dossier sous le nom de la personne qui doit faire la tâche suivante. Vous voyez comment avance le projet ou si justement, la pratique nécessite un réajustement. Il est toujours temps alors de faire un bilan intermédiaire avec vos salariés, pour que le dossier soit traité dans les délais impartis.

Suivi de demandes :

Il est également possible, grâce à ces outils, de centraliser les demandes des clients, qu’elle qu’en soit la source (appel, emails), pour s’assurer que des réponses adaptées soient apportées dans les meilleurs délais. Un gage de sérieux et de professionnalisme qui séduit et entraîne une fidélisation accrue.

Les outils de workflow offrent d’excellentes opportunités, quelle que soit la taille de l’entreprise. Rapprochez-vous de professionnels pour mettre ces solutions en place.