Dans une entreprise, il n’est pas rare qu’un salarié investisse ses fonds personnels pour remplir une mission que lui a confiée son employeur. Ce dernier a ensuite l’obligation de rembourser à l’employé les dépenses qu’il a prises en charge. Ces dernières sont qualifiées de frais professionnels.
Que faut-il comprendre des frais professionnels ?
Les frais professionnels représentent les dépenses qui sont prises en charge par un salarié lorsqu’il exerce des tâches ou des missions qui lui sont confiées par son employeur. Mais avant d’engager des frais professionnels, le travailleur doit faire une demande auprès de son responsable hiérarchique.
C’est après la validation de cette demande qu’il pourra engager les dépenses nécessaires dans le cadre professionnel. L’employeur est ensuite tenu de lui restituer les fonds qu’il a investis. Pour cela, l’employé devra présenter à ce dernier une note de frais suivie des justificatifs de dépenses.
À noter que les frais remboursés ne sont pas soumis aux cotisations de la sécurité sociale ou à la CSG-CRDS. En outre, les dépenses pouvant être engagées par l’employé pour le compte de l’entreprise sont diverses :
- Frais de mission ;
- Cadeaux pour des clients, des partenaires commerciaux ou des prospects ;
- Achats de fournitures ;
- Frais de réception.
Frais professionnels : les modes de remboursement
Une dépense doit répondre à différents critères avant d’être considérée comme frais professionnels. En premier lieu, elle doit être effectuée dans le cadre de l’activité professionnelle de l’employé et pour le compte de l’entreprise. En second lieu, la dépense doit être datée et liée à une période imposable. Enfin, elle doit être accompagnée d’un justificatif. Ce n’est qu’ensuite que le remboursement sera envisageable. Pour rembourser les frais professionnels, l’employeur dispose de deux différentes modalités :
Remboursement au réel
L’employeur se doit de rembourser les frais réellement pris en charge par le collaborateur. Pour cela, le salarié devra soumettre sa note de frais accompagnée de justificatifs. Chaque demande de remboursement devra être faite en conformité avec la politique de dépense de l’entreprise. Cette modalité reste la plus prisée à ce jour.
Remboursement au forfait
L’employeur propose aux collaborateurs un montant défini par l’Urssaf qui devra couvrir les dépenses qui sont engagées. Dans ce cas, les salariés ne sont pas tenus de justifier leurs dépenses. Tous les frais qui excèderont le forfait ne seront pas remboursés.
Cette modalité de remboursement représente une solution plutôt simple aussi bien pour l’entreprise que le salarié. Ici, nul besoin de justificatifs ou de procédures internes pour assurer le remboursement des frais.
Zoom sur les frais professionnels déductibles
Parmi les frais professionnels, certains sont déductibles en partie du chiffre d’affaires de l’entreprise et d’autres le sont entièrement.
Frais professionnels totalement déduits
Ces frais professionnels sont entièrement déduits du chiffre d’affaires de l’entreprise. Le montant qui reste représente le revenu net sur lequel seront payés les impôts. La société ne doit donc pas négliger les frais professionnels. Plus elle déduit ces derniers de son chiffre d’affaires et plus son revenu imposable sera bas. Concernant les frais professionnels totalement déductibles, on peut citer :
- Les frais de logement (loyer, électricité, intérêts hypothécaires, chauffage…) ;
- Les frais de port ;
- Le téléphone ;
- Les équipements et matériels de bureau ;
- Les cotisations sociales et la PCLI ;
- Les frais comptables.
Frais professionnels déduits en partie
Ici, c’est seulement une partie des frais professionnels qui est déduite du chiffre d’affaires de l’entreprise. La somme à prélever est décidée selon le type de dépenses effectuées. Par exemple, les cadeaux d’affaires sont déductibles à 50 % et les frais de restaurant à 69 %. Les voitures de société sont aussi déductibles partiellement, notamment entre 50 et 100 %. Le pourcentage à choisir dépend des émissions de CO2. Pour finir, on a les dépenses liées aux déplacements vers le lieu de travail. Elles sont déduites de manière forfaitaire, notamment 0,15 euro par kilomètre.